公关人员分享了建立和维护媒体金博体育人列表的方法
当然，说到宣传，没有什么比老式的人际关系建设更好的了。但是，虽然旧的行之有效的方法仍然适用，但新媒体和技术的选择提供了许多公关人员和公关专业人员成功利用的新机会。新泽西州本德·哈默林集团的客户主管弗朗尼·利伯曼说：“一份维护良好的清单是公关专业人士最好的朋友，但实际上，因为你读过而知道谁写了什么是最大的帮助。”
无论使用什么工具——从Outlook和Excel到基于订阅的服务——组织都是必须的。公关从业者根据他们的个人需求、偏好和组织风格使用各种方法。
宾夕法尼亚州德文郡0到5的高级策略师迈克尔·利维（Michael Levey）说。例如，他说：“我的每个账户都在不同的Outlook文件夹中。在每个帐户文件夹下，我都有子文件夹——本地金博体育人、贸易金博体育人、专栏金博体育人等。我将每个记者的一封电子邮件保存到文件夹中，然后当我有公告时，甚至在我制作媒体列表之前，我会立即向Outlook中保存的所有金博体育人发送电子邮件。”利维说，他认为这个过程很有效，因为记者可以看到电子邮件链，这使他能够在必要时迅速获得信息。
“给记者发垃圾邮件会比眨一下眼睛更快地毁掉一个职业生涯。”
Dianna Stampfler与Promote Michigan通过Outlook和Constant Contact管理金博体育人。她说：“我的媒体名单——到今天为止有50多个——有3000多个金博体育人。”“我把它们分成几类——高尔夫、飞钓、葡萄酒、啤酒、酒店、冬季运动、老年人、女性、男性、广播、电视、报纸、杂志、自由职业者、在线——这样我就能有针对性地发送我的信息。”Stampfler还保留了一份对她发送的大多数新闻感兴趣的密歇根媒体的“A-list”。“我通常会提前一天，或者至少提前几个小时向他们发送发布版本，这样他们就可以比其他人抢先一步。”
Brio公共关系公司的珍妮特·汉森说：“除了通常的媒体金博体育人数据库，我还为各种给定的主题创建了媒体笔记本或文件夹，并按照它们所代表的媒体格式进行排列，如地方、国家、广播、网络、博客等。”汉森说：“对于我从事的每一个项目，我都建立了一个带有跟踪系统的媒体文件，帮助我跟踪许多媒体金博体育，跟进情况以及记者的结果或评论。”“给记者发垃圾邮件会比眨一下眼睛更快地毁掉一个职业生涯。”汉森还订阅了PartyLine，这是一个帮助她跟踪变化的每周更新。她承认：“有些人认为PartyLine已经过时了，而另一些人则对它还在营业感到惊讶，但她说：“我现在真的离不开它。”
“最好花时间研究一下你的前10位目标客户在过去一个月里写了什么，并为每个人写一份深思熟虑的推销信，而不是去找100个很可能直接删除的金博体育人。”
纽约名人公关公司的乔丹·麦考利（Jordan McAuley）使用bgmail的群组功能来保持组织和金博体育。McAuley说：“这对于组织金博体育人和记录通信非常有用。”“在策划媒体活动时，我使用谷歌Docs创建电子表格，上面有姓名、地址、头衔、电话和传真号码等。同时使用Gmail和谷歌Docs，我可以在任何地方访问我的金博体育人，即使是在旅行的时候。”
Jennifer Leckstrom是Rose Communications（一家位于新泽西州霍博肯的精品公关公司）的客户经理，她说：“一定要记住，金博体育人列表的质量比金博体育人列表的数量金博体育得多。最好花时间研究一下你的前10个目标客户在过去一个月里写了什么，并为每个人写一篇深思熟虑的演讲，而不是去找100个很可能很快就会被删除的金博体育人。虽然这很耗时，但记者和博主们都很欣赏这种方法。”
Leckstrom建议为想要的主题设置谷歌新闻提醒。“记者报道这个话题的文章会直接发到你的收件箱里。”Stampfler也使用谷歌警报。“对于我的每一个公关客户，我都设置了一个谷歌提醒——将它们发送给我自己和客户。我还为我在密歇根州所代表的行业设置了警报。这样，当某个地方出现新闻时，我就能跟上媒体的报道。”然后，她说，她给记者发了一封感谢信，感谢他们将密歇根作为一个旅游目的地进行了报道，并询问她是否可以将他们添加到她的永久媒体列表中，以及他们希望被列入哪个类别。“两年前，我在网上读到一位知名葡萄酒作家的一篇文章，邀请他参观密歇根州的葡萄酒产区。就在这周，我有幸带着他在州内四处走动，因为他正在为《旅游+休闲》杂志的一篇文章收集信息。”
南卡罗来纳州芒特普莱森特Sylvan Dell出版社的萨拉·多比（Sara Dobie）使用Cision。“通过输入一些简单的信息，我可以找到俄亥俄州阿克伦的一位啤酒记者。我为什么要金博体育俄亥俄州阿克伦的啤酒记者？谁知道呢?金博体育的是我能做到。”你也可以保存你的搜索结果。在我的行业里，这对于刚出道的儿童绘本作者来说是很理想的。例如，如果我的一位作者住在德克萨斯州的弗里斯科，我可以在你问“得克萨斯州的弗里斯科在哪里”之前找到当地的书评编辑。’”
DPR Group是一家位于华盛顿特区的小型公关公司，主要为科技客户提供服务。该公司的克里斯汀•兰德尔（Christine Randle）表示，无论使用何种工具或流程，建立媒体名单都是“一个极其耗时的过程”。
她说，必须谨慎地建立、频繁地清理和充分地维护这些清单，以使它们保持最新状态。她承认，这是一个越来越大的挑战，因为“尤其是在今天，编辑和作家经常搬家。”除了依靠维护良好的名单外，兰德尔和其他人还转向社交媒体，帮助他们与记者建立和维持关系。
在梅洛营销公司，Zsavonne Heathcock说，“我们发现社交媒体是一个很好的工具，可以让记者保持最新状态，及时了解他们正在做的工作。”例如，希斯科克说：“我们一直在询问我们的许多媒体金博体育人，是否可以在LinkedIn或Twitter等网站上与他们金博体育。通过查看他们的个人资料和更新，我们能够更深入地了解他们所报道的故事，以及他们感兴趣的是什么，这让我们有机会在他们寻找我们必须提供的信息时直接向他们推销。希斯科克说：“随着社交媒体越来越融入传统的公共关系，我们预计这将成为保持金博体育的主要方式之一。”
兰德尔广泛使用社交媒体，尽管她指出，她的客户类型——B2B公司——“需要更长的时间才能跟上社交媒体的潮流。”不过，她说，她正在使用这些工具与编辑和记者建立关系，她在Facebook上有一个粉丝页面，在Twitter上有一个账户，这些都很有用。不过，她警告不要使用社交媒体工具来“推销”。“社交媒体是向媒体提供客户信息的一种方式，但你必须非常小心。”兰德尔还会看帖子，关注特定的人，以了解她感兴趣领域的最新动态。“做一个搜索——找出谁在谈论什么——阅读他们的推文并关注他们。”
兰德尔建议，如果你还没有使用社交媒体工具，那就开始尝试吧。他强调，你选择的工具应该以你的受众为中心。她指出，MySpace可能不适合b2b，而LinkedIn可能适合。“如果你根本不使用社交媒体，那就试一试。从LinkedIn开始；它完全是B2B的，你可以使用很多工具，”兰德尔说。
尽管有有用的新媒体工具，但最终通过PR努力产生结果仍然是建立关系和关注。如果推销偏离目标或未能与关键金博体育人建立金博体育，那么世界上所有的社交媒体、在线数据库和电子邮件管理实践都无法保证成功。
Lieberman说，同样的规则仍然是正确的：“最佳实践是始终监控您的空间。社交媒体有助于这种持续的监控，但你仍然需要通过实际阅读RSS订阅、电子邮件时事通讯和推特帖子来完成工作。”
马丁·阿诺德（Martin Arnold）在康涅狄格州特朗布尔（Trumbull）的公共关系和宣传服务公司（PR and Publicity Services）工作，从事公共关系行业已有30年，并在康涅狄格大学（University of Connecticut）教授公共关系课程约15年。阿诺德说：“我可以告诉你，尽管在线工具很棒，就像美通社（PR Newswire）这样的服务机构一样，但没有什么比在编辑有空的时候打电话了解谁在做什么更金博体育的了。”“如今的新闻业是如此充满活力，以至于在线资源都落后于最新的变化。” ——————————————————————————–
Lin Grensing-Pophal是一位自由商业记者和独立营销传播顾问。