在1到10的范围内，你给你的数字化组织打几分？
你将很难找到一个对他们的电子邮件收件箱或电脑文件系统感到平静的人——尤其是在工作中。由于客户和项目的名单上有无穷无尽的活动部分，公关专业人士的收件箱往往是混乱的。
当数字混乱过于失控时，它可能是一个巨大的时间吸吮。没有人愿意花一整天的时间来搜索文件、电子邮件或别人只提到过一次的事情，但很容易陷入这种模式。
幸运的是，有很多很棒的数字组织工具和技巧可以让你更容易地整理杂物，并在需要的时候准确地知道东西在哪里。
以下是我最喜欢的一些数字组织技巧：
跨设备同步笔记
在笔记本电脑、智能手机和平板电脑之间，随时随地记笔记很容易。然而，记住哪个设备存放哪个音符是另一回事。在笔记应用程序的帮助下，追踪金博体育信息不再需要疯狂的争夺。免费的在线和基于应用程序的工具，如OneNote、Evernote和谷歌，将你的想法同步到云端，让你可以在任何地方登录。根据服务的不同，可用的组织选项允许将笔记标记，颜色编码并分组在不同的“笔记本”中。就我个人而言，我选择根据客户对笔记进行分组和上色。
对于喜欢手写笔记的人来说，OneNote和Evernote都有合作的应用程序——Office Lens和Evernote Scannable——可以把智能手机变成扫描仪。这些工具可以将笔记本页面、白板涂鸦和其他文档数字化，然后将它们输入相关的笔记应用程序。作为奖励，它们还可以扫描名片，并将其转换为电话金博体育人。
用颜色标记你的邮件
我是一个注重视觉的人，这使得收件箱默认的一致性非常糟糕。这就是Gmail的“标签”特性发挥作用的地方。有了这个工具，颜色和类别可以分配给每封电子邮件，允许用户快速识别邮件在他们的收件箱只是一个表面的一瞥。
人们可以用无数种方式使用标签。例如，我为每个客户创建了单独的标签（每个客户都分配了最接近其徽标的颜色-就像我的笔记应用程序一样），以及用于识别金博体育信息，文档最终版本，趋势新闻，位置和与媒体对话的标签。另一些人则使用标签来标记需要操作的位置、应该处理操作的日期和完成状态。让标签像你的大脑一样工作，你很快就会想，如果没有它们，你的生活将会怎样。
了解收件箱搜索查询
不管标签是什么，当有成千上万的电子邮件时，很难搜索到特定的电子邮件。熟悉你的电子邮件服务的搜索选项将有助于简化挖掘过程。
使用Gmail，除了使用一般搜索词外，还使用查询将有助于缩小搜索结果的范围。例如，在关键字后面加上“has:attachment”只会显示有附件的邮件——在寻找特定文档时非常有用。在搜索词中加上“in:anywhere”，可以确保来自已发送、垃圾邮件、垃圾邮件和存档文件夹的电子邮件也会出现在搜索结果中。
可以在这里查看Gmail搜索查询的完整列表（例如按标签搜索）。主要是Outlook？用这个列表代替。
对下载进行排序
任何电脑上最容易被忽视的文件夹之一就是“下载”。这个数字大杂烩由不同金博体育性的文件和图像组成，一旦从互联网上保存下来，就会自动转储到这里。这种无序的混乱可能会导致文件版本控制问题，也会浪费时间在电脑中寻找你发誓保存在某个地方的徽标和其他图像。
养成每隔一段时间访问下载文件夹的习惯，好好清理一下。将你需要的文件分类到相应的文件夹中，删除不需要的文件。金博体育一周做一次还是一个月做一次，从长远来看，这个小的时间承诺将节省大量的时间（和理智）。
创建一个“常用文件夹”
我每天都会参考很多文档，比如社交媒体管道、通信日历、品牌指南和账户信息。经常点击一层又一层的文件夹是很痛苦的，所以考虑在你的电脑桌面上创建一个“频繁文件夹”。这样，你每天需要的文件和其他信息总是在一个容易访问的地方。
虽然这些数字组织技巧中的一些——比如频繁文件夹——可能看起来很基本，但它们的简单性往往导致它们被忽视。
每个人的工作方式都不一样。关键是要探索可用的工具，并评估哪些工具最适合你的思维过程。
你如何维护数字化组织？